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Politique de confidentialité et de
protection des renseignements
personnels
Effectif le 22 mars 2023
INTRODUCTION
Mushers et Athlètes canins du Québec (ci-après « MACQ ») opère le site web macq.quebec ou portail.macq.quebec (le « Site ») et accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels, c’est-à-dire toute information sur une personne identifiable ou toute information permettant d’identifier une personne. La présente politique décrit comment MACQ recueille, utilise, conserve, communique, conserve et détruit les renseignements personnels obtenus de ses utilisateurs dans le cadre de l’utilisation du Site et/ou de l’utilisation des services de fédération sportives offerts par MACQ (les « Services »). En accédant au Site et/ou les Services ou en vous créant un compte sur le Site, vous consentez à la collecte, l’utilisation, la communication et au traitement de vos renseignements personnels par MACQ en conformité avec la présente politique (la « Politique ») et le droit applicable. Si vous n’acceptez pas les conditions et modalités prévues à la présente Politique, veuillez vous abstenir d’utiliser le Site ou les Services et de nous communiquer des renseignements personnels.
La Politique n’est valide que pour MACQ et ne s’applique pas aux sites Web qui y sont liés ou sur lesquels vous pourriez être redirigé. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de toute autre politique liée aux autres sites sur lesquels vous pourriez être appelés à naviguer.
CONSENTEMENT ET COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
MACQ recueille, utilise et communique les renseignements personnels avec le consentement des utilisateurs, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable. MACQ ne recueillera pas de renseignements personnels des utilisateurs à moins que ces renseignements ne lui soient fournis par les utilisateurs ou qu’ils soient obtenus avec le consentement des utilisateurs ou soit de nature publique ou accessible à MACQ. La quantité et le type de renseignements personnels recueillis se limitent à ce qui est strictement nécessaire pour les fins appropriées. MACQ recueille notamment les renseignements suivants sur les utilisateurs au moment de la création d’un compte sur le Site ou de l’utilisation des Services :
Prénoms et noms;
Date de naissance;
Numéro de téléphone;
Adresse courriel;
Genre;
Conditions médicales.
Chaque utilisateur s’engage à de ne pas divulguer des renseignements personnels le concernant ou concernant un tiers sans son autorisation au préalable dans son profil public et dans les communications transmises aux autres utilisateurs par le biais du Site ou des Services.
FINS AUXQUELS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS
MACQ recueille, utilise et communique les renseignements personnels pour les fins déterminées au moment où ils sont recueillis ou selon ce qui est permis ou exigé par le droit applicable, y compris pour les fins suivantes :
Afin de permettre aux utilisateurs du Site de se prévaloir des Services ou permettre aux tiers partenaires de MACQ d’offrir les Services (notamment pour les classements des courses);
Afin de répondre aux questions, commentaires ou demandes d’information de la part des utilisateurs du Site ou des Services;
À des fins administratives ou de marketing conformément au droit applicable en matière de messages électroniques commerciaux;
À des fins statistiques, afin de permettre à MACQ de mieux comprendre sa clientèle, ses habitudes et préférences, afin de pouvoir ajuster le Site ou les Services en conséquence;
Afin de se conformer à ses obligations légales;
Toute autre fin auquel l’utilisateur aurait consenti.
UTILISATION DE TÉMOINS DE NAVIGATEUR (COOKIES) ET D’AUTRES TECHNOLOGIES POUR COLLECTER DE L’INFORMATION
Nous utilisons des témoins de navigateur et plusieurs autres technologies pour collecter de l’information de votre ordinateur. Chaque fois que vous visitez le Site, certaines informations sont automatiquement collectées à partir de votre navigateur. Ces informations incluent notamment :
Votre adresse IP;
Votre type de navigateur;
La langue de communication;
La date et l’heure de l’accès;
Les pages que vous y consultez;
L’adresse du site référant, dans la mesure où vous accédez au Site à partir d’un autre Site.
Ces données sont utilisées par MACQ à des fins statistiques au sujet du nombre et de la provenance des personnes qui ont utilisé le Site. Le Site pourrait partager quelques-unes de ces données à des tiers, mais ne leur fournit aucun renseignement personnel.
Les utilisateurs peuvent à tout moment paramétrer leur navigateur pour bloquer les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site. Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.
INFORMATION RELATIVE AU PAIEMENT SUR LE SITE
MACQ ne recueille aucune information liée au paiement des Produits sur le Site. MACQ retient les services d’une entreprise se conformant à la norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (Payment Card Industry Data Security Standard ou PCI DSS) pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements relatifs au paiement. C’est cette entreprise qui recueillera vos renseignements relatifs au paiement incluant notamment le numéro de carte de crédit, la date d’expiration ainsi que tout autre renseignement nécessaire pour compléter la transaction.
COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
MACQ ne communiquera pas les renseignements personnels des utilisateurs à un tiers auquel elle n’est pas liée, à moins d’avoir obtenu un consentement de l’utilisateur à cet effet ou d’y être autorisé ou obligé par le droit applicable.
MACQ pourra communiquer les renseignements personnels dans les cas suivants :
Lorsque MACQ a des motifs raisonnables de croire que cela est nécessaire afin de protéger ses droits et ses biens;
Afin de se conformer à une procédure ou un processus judiciaire, une ordonnance de la cour ou de tout organisme ayant le pouvoir de contraindre la production de ces renseignements;
Lorsque MACQ a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles à une enquête sur des activités illégales;
Lorsqu’un gouvernement ou un organisme revendique son autorité d’obtenir ces renseignements;
Pour les fins d’une transaction commerciale, conformément aux exigences applicables;
À toutes autres fins exigées ou permises par le droit applicable.
Notamment, MACQ pourrait partager des renseignements personnels avec des partenaires ou fournisseurs de confiance qui agissent à titre de sous-traitants, notamment:
À des filiales, représentants ou sous-traitants, pour satisfaire à une commande ou impartir un ou plusieurs des Services ou pour le service clientèle;
À des fournisseurs de services en matière de paiements en ligne, pour traiter les transactions effectuées sur le Site;
À des fournisseurs de services en matière d’informatique et d’hébergement de données, pour permettre à MACQ d’utiliser, d’analyser, de stocker, de sécuriser ou de traiter autrement l’information dont elle a la garde ou le contrôle conformément à la présente politique, ou pour administrer le présent Site;
À des fournisseurs de services de courrier physique ou électronique, pour effectuer une livraison ou pour l’envoi de courrier électronique ou par la poste afin de communiquer avec vous;
À des consultants externes, afin d’analyser nos Services et le Site au regard des besoins de notre clientèle dans la perspective d’améliorer nos Services ou le Site ou d’en créer de nouveaux;
Dans le cadre d’une transaction commerciale, si cela est nécessaire pour prendre la décision de procéder à ladite transaction et en conformité avec les exigences légales applicables.
À des tiers fournisseurs retenus en conformité avec cette Politique qui ont développé des outils pertinents, tel que Google Analytics® (pour les analyses et statistiques), les outils de reciblage de Google et les outils publicitaires de Facebook (notamment pour le marketing, la publicité personnalisée et les messages promotionnels).
MACQ veillera à ce que tous les tiers avec qui elle fait affaire et à qui elle fournit des renseignements personnels ou confidentiels, garantissent eux aussi de façon au moins équivalente à MACQ, la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements qu’ils détiennent pour le compte de MACQ.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
MACQ conserve les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquels ils ont été recueillis et aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour ces fins. Ces renseignements seront anonymisés ou détruits de façon sécuritaire par la suite.
Au moment de la suppression de son compte par un utilisateur, MACQ conservera les informations qui y sont contenues pour la durée requise à des fins légales, de comptabilité ou de fiscalité, pour collaborer à toute enquête ou pour appliquer la présente Politique et les Conditions d’utilisation du Site.
RETRAIT DE CONSENTEMENT
Tout utilisateur a le droit de retirer ou modifier son consentement à ce que MACQ utilise ou communique ses renseignements, ou refuser de participer à certaines utilisations ou communications, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Pour retirer ou modifier son consentement, l’utilisateur peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de MACQ (dont les coordonnées sont mentionnées ci-dessous).
RECTIFICATION ET DROIT D’ACCÈS
MACQ prend des mesures raisonnables afin de s’assurer que les données personnelles recueillies soient le plus précises, complètes et actuelles possibles. Les utilisateurs ont cependant le devoir d’assister MACQ à cet égard, en nous informant de tout changement apporté à ses renseignements personnels. Tout utilisateur a le droit d’accéder à ses renseignements personnels, les faire rectifier ou les mettre à jour, sous réserve des limites prévues par le droit applicable. Il est notamment possible de le faire en modifiant le profil du compte d’utilisateur ou en communiquant avec MACQ au info@macq.quebec. MACQ donnera suite à toute demande écrite de la part d’un utilisateur dans un délai de 10 jours ouvrables. MACQ peut refuser une telle demande dans les cas prévus par la loi, auquel cas elle fournira à l’utilisateur, par écrit, les motifs pour lesquels sa demande a été refusée.
SÉCURITÉ
MACQ a recours à des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques afin de protéger les renseignements personnels de ses utilisateurs qui sont appropriées à l’égard notamment de la nature et la sensibilité des renseignements. Ainsi, l’accès aux renseignements personnels des utilisateurs est limité strictement aux employés autorisés de MACQ qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et/ou sous-traitants de MACQ autorisés.
Bien que les mesures de protection techniques mises en place par MACQ tiennent compte des menaces prévisibles, aucune méthode de transmission ou de stockage des données électroniques n’est infaillible. MACQ ne peut garantir la sécurité de l’information transmise ou stockée par le biais du Site ou des Services, et ne peut garantir l’absence d’atteinte à la confidentialité, à l’intégrité et à la disponibilité des données. Si MACQ découvre qu’il y a eu atteinte aux mesures de sécurité et qu’il en découle un risque de préjudice sérieux à votre endroit, MACQ communiquera avec vous à ce sujet, à moins que la loi ne l’interdise. Il est de la responsabilité des utilisateurs de ne pas divulguer des renseignements confidentiels les concernant dans leur profil et dans les messages qu'ils envoient aux autres utilisateurs sur le Site.
LIENS EXTERNES
Le Site peut contenir des liens menant à d’autres sites. MACQ n’assume aucune responsabilité quant à la manière dont ces sites opèrent ou traitent les renseignements personnels. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à cette Politique, mais à celle du site externe le cas échéant. Il est de la responsabilité de l’utilisateur de prendre connaissance des politiques de confidentialité et des conditions d’utilisation de ces sites.
MODIFICATIONS
MACQ se réserve le droit de modifier la présente Politique, notamment à la suite de changements aux lois en vigueur, en mettant à jour cette page Web. Il est recommandé de consulter cette Politique régulièrement afin de valider les pratiques courantes de MACQ en matière de renseignements personnels. En continuant de fournir vos renseignements personnels après l’entrée de vigueur de toute modification à la Politique, d’utiliser le Site et d’accéder aux Services, vous êtes réputé l’avoir acceptée.
AUTRES DISPOSITIONS
Cette politique est encadrée, interprétée et régie par les lois applicables dans la province de Québec et tout litige pouvant en résulter sera porté devant un tribunal situé dans le district judiciaire de Québec, province de Québec.
Pour toute question relative à la présente Politique ou toute demande d’information ou plainte relativement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels par MACQ, veuillez contacter avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : info@macq.quebec.
Privacy and personal information
protection policy
Effective March 22, 2023
INTRODUCTION
Mushers et Athlètes canins du Québec (hereinafter “MACQ”) operates the website macq.quebec or portail.macq.quebec (the “Website”) and places great importance on the protection of personal information, i.e. any information related to an identifiable individual or any information allowing to identify a person. This policy describes how MACQ collects, uses, stores, communicate and destroys the personal information received from its Users as part of their use of the Website, the sport federation services offered on the Website or by MACQ (the “Services”). By accessing the Website and the Services and by creating an account on the Website, you agree that MACQ, in compliance with this policy (the “Policy”) and applicable laws, will collect, use, communication and process your personal information. If you do not accept the terms and conditions contained in this Policy, you shall not use the Website or the Services and shall not communicate your personal information to us.
The Policy is only valid regarding MACQ and does not apply to websites that may be linked or to which you may be redirected. We thus invite you to become aware of any other policy related to the other websites you may visit.
CONSENT AND COLLECT OF INFORMATION
MACQ collects, uses and communicate personal data with the consent of the users, subject to the applicable laws exceptions. MACQ will not collect users’ personal information, unless this information is provided by users themselves or are obtained with the users’ consent or is of public matters. The amount and type of personal information collected shall be limited to that which is necessary for the purposes identified. MACQ collects, but not limited to, the following users’ information when they create an account on the Website or they use the Services:
Names and last names;
Birth date ;
Phone number;
Email address;
Gender;
Medical conditions.
Each user agrees to not disclose any of its personal information or a third party personal information without their prior consent contained in their public profile or communicated to other users through the Website or the Services.
INTENDED USE OF PERSONAL INFORMATION
MACQ collects, uses and communicates personal information for the specified purposes set out when they are collected or for the purposes allowed by the applicable laws, including the following purposes:
In order to allow the Website’s users to benefit from the Services or to allow their party partners of MACQ to offer the Services (especially for race rankings);
In order to answer questions, comments and information requests from Website’s and Services’ users;
For MACQ administrative and marketing purposes, subject to applicable laws for commercial electronic messages;
For statistics purposes, to allow MACQ to understand its customers, theirs habits and preferences, in order to adjust the Website and Services accordingly;
In order to comply with its legal obligations;
For any other purposes to which the user may have consented.
USE OF BROWSER COOKIES AND OTHER THECHNOLOGIES TO COLLECT INFORMATION
We use cookies and other technologies to collect information on your computer. Each time you visit the Website, some information is automatically collected from your browser. This information includes, but not limited to:
Your IP address;
Your browser type;
Your communication language;
The date and time of access;
The pages you visited;
The address of the referring website, if you are accessing the Website from another website;
These data are used by MACQ for statistics purposes regarding the number and origin of the Website’s users. The Website may share some of these data with third parties but does not provide them with any personal information.
Users can, at any time, set their browser to block cookies. However, such action may prevent you from using some functionalities on the Website. If you’re using a computer in a public place or if you are sharing your computer with other users, you shall make sure to delete any traces of your navigation stored in the history before ending each session.
PAYMENT INFORMATION ON THE SITE
MACQ does not collect any information related to payment for Products on the Site. MACQ retains a company that complies with the Payment Card Industry Data Security Standard (or PCI DSS) to maintain the privacy and security of your payment information. This company will collect your payment information, including your credit card number, expiration date and any other information necessary to complete the transaction.
COMMUNICATION OF PERSONAL INFORMATION
MACQ will not communicate users’ personal information to a third party it is not related to, unless it has obtained prior consent to do so or is authorized or required by applicable laws.
MACQ may communicate personal information in the following case:
When MACQ has reasonable grounds to believe that this is necessary to protect its rights and property;
In order to comply with a legal process, a court or any other organization order who has the authority to compel the production of such information;
When MACQ has reasonable grounds to believe that the information could be useful as part of an investigation of illegal activities;
When a government or agency claims authority to obtain such information;
For the purposes of a commercial transaction, in accordance with applicable requirements;
For any other purposes required by applicable laws.
In particular, MACQ may share personal information with trusted partners or suppliers who act as subcontractors, including:
To subsidiaries, representatives or subcontractors, to satisfy an order or outsource one or more of the Services, or to provide customer service;
To online payment service providers, to process transactions on the Site;
To IT and data hosting service providers, to allow MACQ to use, analyze, store, secure or otherwise process the information in its custody or control in accordance with to this policy, or to administer this Site;
To physical or electronic mail service providers, for delivery or e-mail delivery or by mail to contact you;
To external consultants, in order to analyze our Services and the Site with regard to the needs of our customers with a view to improving our Services or the Site or to creating new ones;
In a commercial transaction, if necessary to make the decision to proceed with the transaction and in accordance with applicable legal requirements.
To third-party suppliers retained in accordance with this Policy who have developed relevant tools, such as Google Analytics® (for analyzes and statistics), retargeting tools of Google and Facebook's advertising tools (including for marketing, personalized advertising and promotional messages).
MACQ will ensure that all third parties with which it does business and to whom it provides personal or confidential information, also guarantee, in a manner at least equivalent to MACQ, the confidentiality, security and integrity of the information they hold on behalf of MACQ.
KEEPING OF PERSONAL INFORMATION
MACQ keeps personal information only for the purposes for which it was collected and for as long as it is reasonably necessary for these purposes. This information will be anonymized or destroyed subsequently. When a user deletes its account, MACQ keeps the information contained therein for as long as required for legal, accounting or tax purposes, to cooperate with any investigation or to enforce this Policy and the Website Terms of Use.
CONSENT WITHDRAWAL
Any User can withdraw or change its consent to MACQ’s use or disclosure of its personal information, or refuse to participate in some type of uses or disclosures, subject to applicable legal or contractual restrictions. To withdraw or change a consent, the User can communicate with MACQ’s privacy officer (whom contact information appear below).
RECTIFICATION AND ACCESS RIGHTS
MACQ takes reasonable actions in order to make sure that the personal data collected is as accurate, complete and up to date as possible. Users however shall assist MACQ to this matter by informing us of any change in their personal information. Any user can access its personal information, have them corrected or updated, subject to applicable law limitations. It is possible to do so by amending the user account’s profile or by contacting MACQ at info@macq.quebec. MACQ will follow up on any written request from a user within 10 open days. MACQ has the right to deny a request in cases provided by law, in which case it will provide the user, in writing, with the reasons why the request was denied.
SECURITY
MACQ uses technical, administrative and physical security measures in order to protect its users personal data, which measures are relevant regarding the nature and sensitivity of the information. Therefore, users personal information access is strickly limited to authorized MACQ’s employees or sub contractors who need to do so as part of their duties.
Although the technical protective measures implemented by MACQ take into account foreseeable threats, no method of transmission or storage of electronic data is infallible. MACQ cannot warrant the security of transmitted or stocked information through the Website or Services and cannot warrant that there will be no confidentiality, integrity or availability breach. If MACQ discovers that there has been a breach of security that poses a risk of serious harm to you, MACQ will contact you about it, unless prohibited by law.
It is users’ responsibility to not disclose their personal information on their profile or in communications sent to other Website’s users.
EXTERNAL LINKS
The Website may contain links leading to other websites. MACQ is not liable regarding the way these websites operate or process personal information. The exchanged information on these websites is not subject to this Policy, but rather to the external website’s policy. It is the user’s responsibility to become aware of the confidentiality policies and terms of use of these websites.
AMENDMENTS
MACQ may amend this Policy by updating this page on the Website, including following changes in the applicable law. It is recommended that you review this Policy regularly to validate MACQ's current personal information practices. By continuing to provide your personal information, to use the Website and access the Services after the effective date of any Policy’s amendments, you are deemed to have accepted this amendment.
MISCELLANEOUS
This Policy is governed by the applicable laws in the province of Quebec and any dispute that may arise from it shall be submitted to the competent Quebec court of law sitting in the district of Quebec, province of Quebec.
If you have any question regarding this Policy or any information request or complaint regarding the collect, use or disclosure of your personal information, we invite you to contact the privacy officer by email at info@macq.quebec.